Politique de Confidentialité

1. À propos de cette Politique

Dans le cadre de l’utilisation de la solution Avlex Belgium (accessible via https://www.avlex.be et https://av.avlex.be), nous accordons une priorité absolue à la confidentialité des données de nos Abonnés et de leurs clients.

La présente Politique définit comment Avlex Belgium SRL collecte, traite et protège vos données personnelles, en stricte conformité avec :

• Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD — Règlement UE 2016/679)
• La Loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel
• La Directive ePrivacy et l’article 129 de la loi belge du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques

2. Responsable du traitement

L’entité responsable du traitement des données est :

• Dénomination : Avlex Belgium SRL
• Forme juridique : Société à Responsabilité Limitée (SRL)
• Siège social : Boulevard de l’Empereur 10, 1000 Bruxelles, Belgique
• Numéro de TVA : BE 1036.582.778
• Contact RGPD / DPO : [email protected]
• Contact général : [email protected]

3. Activités de traitement et minimisation des données

3.1 Navigation sur le site institutionnel (avlex.be)

• Données collectées : Adresse IP (anonymisée), logs techniques, cookies essentiels
• Finalité : Sécurité de l’infrastructure, maintenance et amélioration du site
• Base légale : Intérêt légitime — Art. 6.1.f RGPD
• Durée de conservation : Maximum 13 mois

3.2 Création de compte et gestion de l’abonnement

• Données collectées : Nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, nom du cabinet/entreprise, données de facturation (gérées par Stripe — voir §5)
• Finalité : Création et gestion du compte, accès aux Services, facturation, support client
• Base légale : Exécution du contrat — Art. 6.1.b RGPD
• Durée de conservation : Durée du contrat + 7 ans pour les données de facturation (obligation légale comptable belge)

3.3 Traitement des données juridiques — Cœur du système

Section critique — Architecture de confidentialité d’Avlex Belgium

Nature des données : Documents juridiques, conclusions, pièces de procédure et tout autre contenu soumis par l’Abonné pour analyse (« Contenu Entrant »).

Base légale : Exécution du contrat — Art. 6.1.b RGPD. Pour les données de catégorie spéciale (données de santé, données pénales pouvant figurer dans les dossiers) : Art. 9.2.f RGPD — traitement nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Architecture Zero-Storage par défaut

Par défaut, Avlex Belgium ne stocke aucun document juridique sur ses propres serveurs. Les fichiers restent sur l’appareil de l’Abonné. Seul le contenu textuel nécessaire à l’analyse est transmis à notre infrastructure de traitement IA, de manière éphémère :

Appareil de l'Abonné (dossiers conservés localement)
        ↓
Transmission chiffrée (TLS 1.3) pour traitement IA
        ↓
Analyse via Google Cloud Vertex AI (transit uniquement)
        ↓
Résultat retourné à l'Abonné — données supprimées

Durée de traitement en transit : Le contenu soumis à l’API Google Cloud Vertex AI est traité en temps réel. Conformément à la politique de Google Cloud, aucune donnée n’est conservée par Google à des fins d’entraînement. Les logs techniques de sécurité sont conservés un maximum de 30 jours par Google, uniquement à des fins de prévention des abus.

Option de sauvegarde (archivage temporaire)

Si l’Abonné active explicitement la fonctionnalité de sauvegarde pour consulter ses analyses à distance, les données sont stockées de manière sécurisée dans son espace personnel chiffré sur les serveurs OVHcloud (UE) pour une durée maximale de 5 jours, après quoi elles sont automatiquement et irrévocablement supprimées. L’Abonné peut les supprimer manuellement à tout moment.

Garantie de non-entraînement IA

Avlex Belgium garantit formellement que les données juridiques confidentielles de l’Abonné ne sont jamais utilisées pour l’entraînement, l’amélioration ou l’ajustement de modèles d’intelligence artificielle, ni par Avlex Belgium, ni par ses sous-traitants (voir §5).

3.4 Prospects et relation commerciale B2B

• Données collectées : Nom, fonction, cabinet/entreprise, e-mail professionnel, téléphone
• Finalité : Gestion de la relation commerciale, démonstrations, devis, suivi
• Base légale : Intérêt légitime — prospection B2B entre professionnels (Art. 6.1.f RGPD) et mesures précontractuelles (Art. 6.1.b RGPD)
• Durée de conservation : 3 ans après le dernier contact actif

3.5 Partenaires et fournisseurs

• Données collectées : Coordonnées professionnelles, données financières et contractuelles
• Base légale : Exécution du contrat (Art. 6.1.b) et obligations légales comptables (Art. 6.1.c RGPD)
• Durée de conservation : 7 ans (obligation légale comptable belge)

4. Absence de décision automatisée (Art. 22 RGPD)

Les Services d’Avlex Belgium constituent une aide technique à l’analyse juridique et non un substitut au jugement humain. Aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne n’est prise de manière exclusivement automatisée. L’Abonné, en tant que professionnel du droit, reste le seul décisionnaire final et doit impérativement valider les suggestions de l’IA avant toute utilisation professionnelle.

5. Partage et sous-traitance

Avlex Belgium ne vend aucune donnée personnelle à des tiers à des fins commerciales.

Les données transitent uniquement via les sous-traitants suivants, liés par des Accords de Traitement des Données (DPA) conformes à l’article 28 du RGPD :

Sous-traitant	Rôle	Localisation des données	No-Training
Google Cloud EMEA Limited	Traitement IA — API Vertex AI (analyse et rédaction)	Union Européenne (région europe-west1)	Garanti
OVHcloud SAS	Hébergement de la plateforme applicative et base de données	France (Roubaix) — UE	N/A
Stripe Payments Europe Ltd	Traitement des paiements (données de facturation uniquement)	Irlande / USA (via CCT)	N/A
Hostinger International Ltd	Hébergement du site institutionnel avlex.be	Chypre / UE	N/A
Google LLC (Analytics)	Mesure d’audience du site institutionnel (avec consentement)	USA (via EU-US DPF + CCT)	N/A
Meta Platforms Ireland	Suivi des conversions publicitaires (avec consentement)	Irlande / USA (via CCT)	N/A
LinkedIn Ireland	Suivi des conversions publicitaires (avec consentement)	Irlande / USA (via CCT)	N/A

La liste complète et mise à jour est disponible sur notre page Sous-traitants.

Note importante : Stripe, Hostinger, Google Analytics, Meta et LinkedIn ne traitent aucune donnée juridique confidentielle. Seuls Google Cloud Vertex AI et OVHcloud interviennent dans le traitement des dossiers clients.

6. Transferts hors Union Européenne

Les données juridiques confidentielles sont hébergées exclusivement au sein de l’Union Européenne (OVHcloud, France).

Certains sous-traitants impliquent des transferts vers des pays tiers (États-Unis) pour des finalités non liées aux dossiers juridiques (analytics, paiements, publicité). Ces transferts sont encadrés par :

• Le Cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework)
• Les Clauses Contractuelles Types (CCT) de la Commission européenne

7. Sécurité des données

Avlex Belgium applique des mesures de sécurité adaptées au niveau de sensibilité des données traitées :

• Chiffrement en transit : TLS 1.2/1.3 pour toutes les communications
• Chiffrement au repos : AES-256 pour les données stockées
• Gestion des accès : Authentification renforcée, accès limité au strict nécessaire
• Journalisation : Logs d’accès aux données confidentielles
• Sauvegardes : Chiffrées, hébergées dans l’UE, avec suppression automatique
• Infrastructure : Pare-feu applicatifs, isolation des environnements de production
• Audits : Revues de sécurité régulières de l’infrastructure

8. Durées de conservation

9. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d’accès (Art. 15) : Obtenir une copie de vos données et des informations sur leur traitement
• Droit de rectification (Art. 16) : Corriger les données inexactes ou incomplètes
• Droit à l’effacement (Art. 17) : Obtenir la suppression de vos données (« droit à l’oubli »), sous réserve de nos obligations légales de conservation
• Droit à la limitation (Art. 18) : Restreindre le traitement de vos données dans certains cas
• Droit d’opposition (Art. 21) : Vous opposer au traitement, notamment pour la prospection commerciale
• Droit à la portabilité (Art. 20) : Récupérer vos données dans un format structuré, lisible par machine

Pour exercer vos droits : Contactez-nous à [email protected]

Nous répondrons dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires en cas de demande complexe ou nombreuse, avec notification motivée.

10. Autorité de contrôle compétente

En cas de litige non résolu avec Avlex Belgium, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, sans préjudice de tout autre recours :

Autorité de Protection des Données (APD) Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique Site web : https://www.apd-gba.be Téléphone : +32 2 274 48 00

11. Cookies et traceurs

Notre site institutionnel (avlex.be) utilise des cookies et traceurs publicitaires (Google Analytics 4, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag, Google Ads). La plateforme applicative (av.avlex.be) utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à l’authentification — aucun cookie analytique ou publicitaire n’est déposé dans votre espace de travail confidentiel.

Pour le détail complet des cookies utilisés, leur finalité, durée et modalités de gestion du consentement, consultez notre Politique de Cookies.

12. Secret professionnel de l’avocat

Avlex Belgium reconnaît expressément que les données et documents traités via les Services sont susceptibles d’être couverts par le secret professionnel de l’avocat (article 458 du Code pénal belge). L’ensemble de notre architecture technique (zero-storage par défaut, chiffrement de bout en bout, hébergement exclusivement dans l’UE pour les données confidentielles) est conçu pour garantir le respect de cette obligation déontologique fondamentale.

13. Modifications de cette Politique

Avlex Belgium se réserve le droit de modifier la présente Politique pour refléter les évolutions légales, réglementaires ou techniques. La version publiée sur notre site fait foi. Toute modification substantielle vous sera notifiée par e-mail avec un préavis de 30 jours avant son entrée en vigueur.